2 november 2007

Gemeenten houden facilitaire regie en uitvoering in eigen hand

Gemeenten verkiezen samenwerking op facilitair gebied boven uitbesteding. Tevens automatiseren gemeenten facilitaire werkprocessen in toenemende mate. Door middel van deze organisatorische keuzes houden gemeenten facilitaire regie en uitvoering in eigen hand. Dit blijkt uit de Trendrapportage Facilitaire Kengetallen voor gemeenten, die dit jaar voor de tiende keer door Capgemini Consulting werd uitgevoerd. Het rapport wordt op 2 november gepresenteerd op het congres “Facility Management in de toekomst” in congrescentrum De Hanzehof te Zutphen. Philippe Raeats, plaatsvervangend Secretaris Generaal van het ministerie van Binnenlandse zaken, neemt het onderzoek, waar zeventig Nederlandse gemeenten aan meewerkten, in ontvangst.

Gemeenten werken op facilitair gebied relatief veel samen; hetzij met andere gemeenten, hetzij met andere overheidsorganisaties. Van de respondenten (n=60) geeft 55% aan op Facility Management (FM)-gebied samen te werken met andere organisaties. 38% geeft aan niet samen te werken en de overige 7% geeft aan een samenwerking voor te bereiden. Samenwerking vindt verreweg het meeste plaats op het gebied van inkoop (77%), ICT (53%) en archief (25%).

70% van de gemeenten werkt op het gebied van inkoop samen met een andere gemeente (in boekjaar 2006). Hoe kleiner de gemeente, hoe hoger dit percentage is. 100% van de kleine1, 85% van de middelgrote2 gemeenten en 71% en 67% van de grote3 en stedelijke4 gemeenten koopt samen facilitaire goederen en diensten in met een andere gemeente. Vaak kopen gemeenten samen in op het gebied van energie, leerlingenvervoer, schoonmaak, kantoorartikelen, papier, telefonie, kopieerapparatuur, drankenautomaten, uitzendkrachten, schoonmaak en hulpmiddelen in het kader van de WMO, inburgeringstrajecten et cetera.

“Waar gemeenten de organisatievorm ‘samenwerking’ veel toepassen, is ‘uitbesteding’ van facilitaire activiteiten nog steeds niet regulier”, zo zegt Jacqueline Bakker, projectleider van het onderzoek. “Alleen schoonmaak en bewaking & beveiliging besteden de meeste gemeenten grotendeels uit. Bij consumptieve diensten is de uitbestedinggraad bijna 50%. Alle andere facilitaire taken voeren gemeenten in grote mate in eigen beheer uit.”

Een ander onderzoeksresultaat is dat gemeenten automatisering op FM-gebied steeds meer inzetten. 59% van de respondenten geeft aan te beschikken over één of meer modules van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). In het voorgaande onderzoeksjaar was dit nog 48%. Nog eens 15% geeft aan een FMIS in voorbereiding te hebben. Gemeenten maken vooral gebruik van een FMIS om menselijke handelen te automatiseren en efficiency te realiseren. Zij maken het meest gebruik van de FMIS-modulen ‘meldpunt, reservering en vergaderruimten’. 70% van de respondenten heeft het documentbeheer geautomatiseerd in een Document Management Systeem, waardoor het raadplegen en routeren van documenten efficiënter en sneller kan plaatsvinden dan bij een traditioneel archief. Inzet van een e-procurementsysteem, een systeem ter ondersteuning van de operationele fase van inkoopproces, is beperkter. Zo gebruikt 25% van de respondenten een e-procurementsysteem. Dit is gelijk aan het voorgaande onderzoeksjaar.

Het onderzoek is op te vragen bij
Carla Zillig,
via 030- 6898101 of carla.zillig@capgemini.com.

1 Kleine gemeenten hebben een inwonertal tot 15.000
2 Middelgrote gemeenten hebben een inwonertal tussen 15.001 en 45.000
3 Grote gemeenten hebben een inwonertal tussen 45.001 en 100.000
4 Stedelijke gemeenten hebben meer dan 100.000 inwoners